Contratti e cespiti
Durate, cespiti e spese in ordine.
Patrícia Viana, agente IA, segue durate e rinnovi, mantiene l'ammortamento dei cespiti e verifica le note spese. Rinnovare, chiudere un contratto e approvare un rimborso sono decisioni di chi è responsabile dell'area.
Patrícia · preparaManager · decidePatrícia Viana
Contratti · Durate, cespiti e spese
agente IA
L'agente del modulo
Lei decide rinnovi e rimborsi. Patrícia prepara ogni caso.
Patrícia Viana segue la durata di ogni contratto e avvisa prima della scadenza, con lo storico di fatturazione e l'adeguamento previsto. Mantiene l'anagrafica dei cespiti con il piano di ammortamento e verifica le note spese con i giustificativi e l'anticipo. Ogni caso arriva pronto perché decida chi è responsabile dell'area.
Patrícia, quali contratti scadono entro fine anno?
Tre contratti scadono entro il 31/12. Il contratto di servizio 0087 con Transportes Ipê scade il 30/11 e prevede una clausola di rinnovo automatico per altri 12 mesi. In base all'indice del contratto, il canone mensile passa da R$ 4.850,00 a R$ 5.071,16. Il noleggio delle stampanti della sede e il contratto di acquisto con Metalúrgica Serra Azul scadono a dicembre. Ho preparato i tre casi con lo storico di fatturazione. Applicare l'adeguamento, rinnovare o chiudere spetta a lei.
Avvisa in anticipo della scadenza e del rinnovo di ogni contratto
Prepara la fatturazione di ogni periodo secondo la periodicità del contratto
Mantiene i cespiti con centro di costo, vita utile e piano di ammortamento
Verifica le note spese con i giustificativi, l'anticipo e il centro di costo
Registrazione e approvazione
Il contratto entra con le righe, la durata e la periodicità di fatturazione. Resta in attesa di approvazione finché chi è responsabile dell'area non lo approva.
Manager · approvaFatturazione ricorrente
A ogni periodo, mensile, trimestrale o annuale, Patrícia prepara la fatturazione in base alle righe del contratto. La fattura entra nei crediti verso clienti per la verifica dell'area finanza.
Patrícia · preparaAvviso di scadenza
Prima della scadenza, Patrícia avvisa chi è responsabile del contratto, con lo storico di fatturazione e l'adeguamento previsto.
Patrícia · avvisaRinnovare o chiudere
Rinnovare, adeguare, sospendere o chiudere è una decisione di una persona, e il sistema registra chi ha deciso e quando.
Manager · decideCespiti
Ogni cespite con il suo piano di ammortamento.
Il cespite viene registrato con categoria, centro di costo, valore di acquisto, valore residuo e vita utile. Il piano di ammortamento mostra l'importo di ogni periodo secondo il metodo scelto. Metodo, vita utile e valore residuo si definiscono con il suo commercialista.
Metodi lineare, a quote decrescenti, a somma delle cifre e per unità prodotte
Centro di costo di ogni cespite, perché l'ammortamento ricada sull'area giusta
Valore di acquisto, valore residuo e vita utile in ogni cespite
Cespiti di ogni azienda e filiale nello stesso account
Note spese
Anticipo, giustificativi e rimborso approvato da una persona.
Ogni nota spese ha le sue righe, l'anticipo ricevuto, ciò che è rimborsabile e il progetto o centro di costo di ogni spesa. I giustificativi, in PDF o in foto, vengono letti da Elisa, che compila ogni spesa come bozza finché una persona non la conferma. Patrícia verifica le righe con i giustificativi e la policy aziendale e segnala ciò che non quadra. Ad approvare è chi è responsabile dell'area.
Righe per tipo di spesa, rimborsabili o no
Anticipo detratto dal totale, con il saldo da restituire o da rimborsare
Progetto o centro di costo in ogni nota spese
Collaboratori, mansioni e reparti registrati nello stesso sistema
Spesa per chilometraggio
Spesa in un'altra valuta, con il giustificativo
Rinnovare, adeguare o chiudere
Cambiare lo stato di un contratto è una decisione di chi ne è responsabile. Sospendere o chiudere richiede una nota con la motivazione, e il sistema registra chi ha deciso e quando.
Approvare contratti e fatturazioni
Un nuovo contratto resta in attesa di approvazione finché una persona non lo approva. La fatturazione preparata da Patrícia viene emessa solo dopo la verifica dell'area finanza.
Approvare il rimborso
Approvare una nota spese è un'azione riservata alle persone. Patrícia segnala il giustificativo mancante; ad approvare è chi è responsabile dell'area.
Definire l'ammortamento
Metodo, vita utile e valore residuo di ogni cespite sono definiti dal suo team con il suo commercialista. Patrícia mantiene il piano e non cambia i criteri.
Veda contratti e cespiti all'opera, dalla durata al rimborso.
Nella demo, con dati di esempio, vedrà un contratto vicino al rinnovo, la fatturazione di un mese, il piano di ammortamento di un cespite e una nota spese con anticipo in attesa di approvazione.
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