Contratos y activos
Vigencias, activos y gastos en orden.
Patrícia Viana, agente de IA, controla vigencias y renovaciones, mantiene la amortización de los activos y revisa las notas de gastos. Renovar, finalizar un contrato y aprobar un reembolso son decisiones del responsable del área.
Patrícia · preparaResponsable · decidePatrícia Viana
Contratos · Vigencias, activos y gastos
agente de IA
La agente del módulo
Usted decide renovaciones y reembolsos. Patrícia prepara cada caso.
Patrícia Viana controla la vigencia de cada contrato y avisa antes del vencimiento, con el historial de cobros y la revisión de precio prevista. Mantiene el registro de activos con la tabla de amortización y coteja las notas de gastos con los justificantes y el anticipo. Cada caso llega listo para que decida el responsable del área.
Patrícia, ¿qué contratos terminan antes de fin de año?
Tres contratos terminan antes del 31/12. El contrato de servicio 0087, con Transportes Ipê, termina el 30/11 y tiene cláusula de renovación automática por otros 12 meses. Según el índice del contrato, la cuota mensual pasa de R$ 4.850,00 a R$ 5.071,16. El alquiler de las impresoras de la matriz y el contrato de compra con Metalúrgica Serra Azul terminan en diciembre. He preparado los tres casos con el historial de cobros. Aplicar la revisión de precio, renovar o finalizar queda en sus manos.
Avisa con antelación del fin de la vigencia y de la renovación de cada contrato
Prepara la facturación de cada periodo según la periodicidad del contrato
Mantiene los activos con centro de coste, vida útil y tabla de amortización
Coteja las notas de gastos con los justificantes, el anticipo y el centro de coste
Alta y aprobación
El contrato entra con las líneas, la vigencia y la periodicidad de facturación. Queda pendiente de aprobación hasta que el responsable del área lo apruebe.
Responsable · apruebaFacturación recurrente
En cada periodo, mensual, trimestral o anual, Patrícia prepara la facturación según las líneas del contrato. La factura entra en las cuentas por cobrar para que finanzas la revise.
Patrícia · preparaAviso de vigencia
Antes del fin de la vigencia, Patrícia avisa al responsable del contrato, con el historial de cobros y la revisión de precio prevista.
Patrícia · avisaRenovar o finalizar
Renovar, revisar el precio, suspender o finalizar es decisión de una persona, y el sistema registra quién decidió y cuándo.
Responsable · decideInmovilizado
Cada activo con su tabla de amortización.
El inmovilizado se registra con categoría, centro de coste, valor de adquisición, valor residual y vida útil. La tabla de amortización muestra el importe de cada periodo según el método elegido. El método, la vida útil y el valor residual se definen con su asesor contable.
Métodos lineal, saldo decreciente, suma de dígitos y unidades producidas
Centro de coste de cada activo, para que la amortización se impute al área correcta
Valor de adquisición, valor residual y vida útil en cada activo
Activos de cada empresa y filial en la misma cuenta
Notas de gastos
Anticipo, justificantes y reembolso aprobado por una persona.
Cada nota de gastos tiene sus líneas, el anticipo recibido, lo que es reembolsable y el proyecto o centro de coste de cada gasto. Los justificantes, en PDF o en foto, los lee Elisa, que rellena cada gasto como borrador hasta que una persona lo confirme. Patrícia coteja las líneas con los justificantes y la política de la empresa y señala lo que no cuadra. Quien aprueba es el responsable del área.
Líneas por tipo de gasto, reembolsables o no
Anticipo descontado del total, con el saldo a devolver o a reembolsar
Proyecto o centro de coste en cada nota de gastos
Empleados, cargos y departamentos registrados en el mismo sistema
Gasto por kilometraje
Gasto en otra moneda, con el justificante
Renovar, revisar el precio o finalizar
Cambiar el estado de un contrato es decisión de su responsable. Suspender o finalizar pide una nota con el motivo, y el sistema registra quién decidió y cuándo.
Aprobar contratos y cobros
Un contrato nuevo queda pendiente de aprobación hasta que una persona lo aprueba. La facturación preparada por Patrícia solo se emite después de que finanzas la revise.
Aprobar el reembolso
Aprobar una nota de gastos es una acción solo de personas. Patrícia señala el justificante que falta; quien aprueba es el responsable del área.
Definir la amortización
Su equipo define con su asesor contable el método, la vida útil y el valor residual de cada activo. Patrícia mantiene la tabla y no cambia los criterios.
Vea contratos y activos en funcionamiento, de la vigencia al reembolso.
En la demostración, con datos de ejemplo, usted ve un contrato a punto de renovarse, la facturación de un mes, la tabla de amortización de un activo y una nota de gastos con anticipo pendiente de aprobación.
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