Verträge und Anlagen
Laufzeiten, Anlagen und Spesen geordnet.
Patrícia Viana, KI-Agentin, überwacht Laufzeiten und Verlängerungen, pflegt die Abschreibung der Anlagen und prüft Spesenabrechnungen. Verlängern, beenden und eine Erstattung freigeben sind Entscheidungen der verantwortlichen Person.
Patrícia · bereitet vorLeitung · entscheidetPatrícia Viana
Verträge · Laufzeiten, Anlagen und Spesen
KI-Agent
Die Agentin des Moduls
Sie entscheiden über Verlängerungen und Erstattungen. Patrícia bereitet jeden Fall vor.
Patrícia Viana überwacht die Laufzeit jedes Vertrags und meldet sich vor dem Ende, mit Abrechnungshistorie und geplanter Preisanpassung. Sie pflegt das Anlagenverzeichnis mit dem Abschreibungsplan und prüft Spesenabrechnungen gegen Belege und Vorschuss. Jeder Fall kommt entscheidungsreif bei der verantwortlichen Person an.
Patrícia, welche Verträge enden bis zum Jahresende?
Drei Verträge enden bis 31/12. Der Dienstleistungsvertrag 0087 mit Transportes Ipê endet am 30/11 und hat eine Klausel zur automatischen Verlängerung um weitere 12 Monate. Nach dem Index des Vertrags steigt die Monatsgebühr von R$ 4.850,00 auf R$ 5.071,16. Die Miete der Drucker in der Zentrale und der Einkaufsvertrag mit Metalúrgica Serra Azul enden im Dezember. Ich habe die drei Fälle mit der Abrechnungshistorie vorbereitet. Die Preisanpassung anzuwenden, zu verlängern oder zu beenden, liegt bei Ihnen.
Meldet Laufzeitende und Verlängerung jedes Vertrags rechtzeitig vorab
Bereitet die Abrechnung jeder Periode nach dem Abrechnungsintervall des Vertrags vor
Pflegt die Anlagen mit Kostenstelle, Nutzungsdauer und Abschreibungsplan
Prüft Spesenabrechnungen gegen Belege, Vorschuss und Kostenstelle
Erfassung und Freigabe
Der Vertrag wird mit Positionen, Laufzeit und Abrechnungsintervall angelegt. Er wartet auf Freigabe, bis die verantwortliche Person ihn freigibt.
Leitung · gibt freiWiederkehrende Abrechnung
In jeder Periode, monatlich, quartalsweise oder jährlich, bereitet Patrícia die Abrechnung nach den Vertragspositionen vor. Die Rechnung geht in die Forderungen, damit die Finanzabteilung sie prüft.
Patrícia · bereitet vorLaufzeithinweis
Vor dem Ende der Laufzeit informiert Patrícia die für den Vertrag verantwortliche Person, mit Abrechnungshistorie und geplanter Preisanpassung.
Patrícia · meldetVerlängern oder beenden
Verlängern, anpassen, aussetzen oder beenden entscheidet ein Mensch, und das System hält fest, wer wann entschieden hat.
Leitung · entscheidetAnlagevermögen
Jede Anlage mit ihrem Abschreibungsplan.
Das Anlagevermögen wird mit Kategorie, Kostenstelle, Anschaffungswert, Restwert und Nutzungsdauer erfasst. Der Abschreibungsplan zeigt den Wert jeder Periode nach der gewählten Methode. Methode, Nutzungsdauer und Restwert werden mit Ihrem Steuerberater festgelegt.
Lineare, geometrisch-degressive, arithmetisch-degressive und leistungsabhängige Abschreibung
Kostenstelle je Anlage, damit die Abschreibung im richtigen Bereich landet
Anschaffungswert, Restwert und Nutzungsdauer je Anlage
Anlagen jedes Unternehmens und jeder Filiale im selben Konto
Spesenabrechnungen
Vorschuss, Belege und eine Erstattung, die ein Mensch freigibt.
Jede Spesenabrechnung hat ihre Positionen, den erhaltenen Vorschuss, die erstattungsfähigen Beträge und das Projekt oder die Kostenstelle jeder Ausgabe. Die Belege, als PDF oder Foto, liest Elisa, die jede Ausgabe als Entwurf ausfüllt, bis eine Person sie bestätigt. Patrícia gleicht die Positionen mit den Belegen und der Unternehmensrichtlinie ab und weist aus, was nicht passt. Die Freigabe erteilt, wer für den Bereich verantwortlich ist.
Positionen nach Ausgabenart, erstattungsfähig oder nicht
Vorschuss mit der Summe verrechnet, mit dem Saldo zur Rückzahlung oder Erstattung
Projekt oder Kostenstelle in jeder Abrechnung
Mitarbeiter, Stellen und Abteilungen im selben System erfasst
Ausgabe nach Kilometern
Ausgabe in anderer Währung, mit Beleg
Verlängern, anpassen oder beenden
Den Status eines Vertrags zu ändern, entscheidet die dafür verantwortliche Person. Aussetzen oder beenden verlangt eine Notiz mit Begründung, und das System hält fest, wer wann entschieden hat.
Verträge und Abrechnungen freigeben
Ein neuer Vertrag wartet auf Freigabe, bis ein Mensch ihn freigibt. Die von Patrícia vorbereitete Abrechnung wird erst ausgestellt, nachdem die Finanzabteilung sie geprüft hat.
Erstattung freigeben
Eine Spesenabrechnung freizugeben, ist Menschen vorbehalten. Patrícia weist auf den fehlenden Beleg hin; freigegeben wird von der Person, die für den Bereich verantwortlich ist.
Abschreibung festlegen
Methode, Nutzungsdauer und Restwert jeder Anlage legt Ihr Team mit Ihrem Steuerberater fest. Patrícia pflegt den Plan und ändert die Kriterien nicht.
Sehen Sie Verträge und Anlagen in Aktion, von der Laufzeit bis zur Erstattung.
In der Demo sehen Sie mit Beispieldaten einen Vertrag kurz vor der Verlängerung, die Abrechnung eines Monats, den Abschreibungsplan einer Anlage und eine Spesenabrechnung mit Vorschuss, die auf Freigabe wartet.
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