Contrats et immobilisations
Échéances, immobilisations et dépenses en ordre.
Patrícia Viana, agent IA, suit les échéances et les renouvellements, tient à jour l’amortissement des immobilisations et vérifie les notes de frais. Renouveler, résilier et approuver un remboursement sont des décisions du responsable du domaine.
Patrícia · prépareResponsable · décidePatrícia Viana
Contrats · Échéances, immobilisations et dépenses
agent IA
L’agent du module
Vous décidez des renouvellements et des remboursements. Patrícia prépare chaque dossier.
Patrícia Viana suit la période de validité de chaque contrat et prévient avant son échéance, avec l’historique de facturation et la révision de prix prévue. Elle tient le registre des immobilisations avec le tableau d’amortissement et vérifie les notes de frais par rapport aux justificatifs et à l’avance. Chaque dossier arrive prêt pour que le responsable du domaine décide.
Patrícia, quels contrats arrivent à échéance d’ici la fin de l’année ?
Trois contrats arrivent à échéance d’ici le 31/12. Le contrat de service 0087, avec Transportes Ipê, se termine le 30/11 et comporte une clause de renouvellement automatique pour 12 mois supplémentaires. Selon l’indice du contrat, la mensualité passe de R$ 4.850,00 à R$ 5.071,16. La location des imprimantes du siège et le contrat d’achat avec Metalúrgica Serra Azul se terminent en décembre. J’ai préparé les trois dossiers avec l’historique de facturation. Appliquer la révision de prix, renouveler ou résilier vous revient.
Prévient à l’avance de la fin de validité et du renouvellement de chaque contrat
Prépare la facturation de chaque période selon la périodicité du contrat
Gère les immobilisations avec centre de coûts, durée d’utilité et tableau d’amortissement
Vérifie les notes de frais par rapport aux justificatifs, à l’avance et au centre de coûts
Enregistrement et approbation
Le contrat est enregistré avec ses lignes, sa période de validité et sa périodicité de facturation. Il reste en attente jusqu’à ce que le responsable du domaine l’approuve.
Responsable · approuveFacturation récurrente
À chaque période, mensuelle, trimestrielle ou annuelle, Patrícia prépare la facturation à partir des lignes du contrat. La facture entre dans les comptes clients pour que la finance la vérifie.
Patrícia · prépareAlerte d’échéance
Avant la fin de la période de validité, Patrícia prévient le responsable du contrat, avec l’historique de facturation et la révision de prix prévue.
Patrícia · prévientRenouveler ou résilier
Renouveler, réviser les prix, suspendre ou résilier est la décision d’une personne, et le système enregistre qui a décidé et quand.
Responsable · décideImmobilisations
Chaque immobilisation avec son tableau d’amortissement.
L’immobilisation est enregistrée avec sa catégorie, son centre de coûts, sa valeur d’acquisition, sa valeur résiduelle et sa durée d’utilité. Le tableau d’amortissement affiche le montant de chaque période selon la méthode choisie. La méthode, la durée d’utilité et la valeur résiduelle sont définies avec votre expert-comptable.
Méthodes linéaire, dégressive, somme des années et unités d’œuvre
Centre de coûts de chaque immobilisation, pour imputer l’amortissement au bon service
Valeur d’acquisition, valeur résiduelle et durée d’utilité pour chaque immobilisation
Les immobilisations de chaque société et filiale dans le même compte
Notes de frais
Avance, justificatifs et remboursement approuvé par une personne.
Chaque note de frais comporte ses lignes, l’avance reçue, ce qui est remboursable et le projet ou centre de coûts de chaque dépense. Les justificatifs, en PDF ou en photo, sont lus par Elisa, qui remplit chaque dépense en brouillon jusqu’à ce qu’une personne la confirme. Patrícia vérifie les lignes par rapport aux justificatifs et à la politique de l’entreprise et signale ce qui ne correspond pas. C’est le responsable du domaine qui approuve.
Lignes par type de dépense, remboursables ou non
Avance déduite du total, avec le solde à restituer ou à rembourser
Projet ou centre de coûts dans chaque note
Collaborateurs, postes et services enregistrés dans le même système
Frais kilométriques
Dépense dans une autre devise, avec le justificatif
Renouveler, réviser les prix ou résilier
Changer le statut d’un contrat est une décision de son responsable. Suspendre ou résilier exige une note avec le motif, et le système enregistre qui a décidé et quand.
Approuver les contrats et la facturation
Un nouveau contrat reste en attente jusqu’à ce qu’une personne l’approuve. La facturation préparée par Patrícia n’est émise qu’après vérification par la finance.
Approuver le remboursement
Approuver une note de frais est une action réservée aux personnes. Patrícia signale le justificatif manquant ; c’est le responsable du domaine qui approuve.
Définir l’amortissement
La méthode, la durée d’utilité et la valeur résiduelle de chaque immobilisation sont définies par votre équipe avec votre expert-comptable. Patrícia tient le tableau à jour et ne modifie pas les critères.
Découvrez les contrats et les immobilisations en action, de la période de validité au remboursement.
Lors de la démonstration, avec des données d’exemple, vous voyez un contrat proche du renouvellement, la facturation d’un mois, le tableau d’amortissement d’une immobilisation et une note de frais avec avance en attente d’approbation.
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