Contratos e ativos
Vigências, ativos e despesas em ordem.
A Patrícia Viana, agente de IA, acompanha vigências e renovações, mantém a depreciação dos ativos e confere os relatórios de despesa. Renovar, encerrar e aprovar um reembolso são decisões de quem responde pela área.
Patrícia · preparaGestor · decidePatrícia Viana
Contratos · Vigências, ativos e despesas
agente de IA
A agente do módulo
Você decide renovações e reembolsos. A Patrícia prepara cada caso.
A Patrícia Viana acompanha a vigência de cada contrato e avisa antes do fim, com o histórico de cobrança e o reajuste previsto. Ela mantém o cadastro dos ativos com a tabela de depreciação e confere os relatórios de despesa com os comprovantes e o adiantamento. Cada caso chega pronto para quem responde pela área decidir.
Patrícia, quais contratos terminam até o fim do ano?
Três contratos terminam até 31/12. O contrato de serviço 0087, com a Transportes Ipê, termina em 30/11 e tem cláusula de renovação automática por mais 12 meses. Pelo índice do contrato, a mensalidade passa de R$ 4.850,00 para R$ 5.071,16. A locação das impressoras da matriz e o contrato de compra com a Metalúrgica Serra Azul terminam em dezembro. Preparei os três casos com o histórico de cobrança. Aplicar o reajuste, renovar ou encerrar fica com você.
Avisa com antecedência o fim da vigência e a renovação de cada contrato
Prepara a cobrança de cada período pela periodicidade do contrato
Mantém os ativos com centro de custo, vida útil e tabela de depreciação
Confere os relatórios de despesa com os comprovantes, o adiantamento e o centro de custo
Cadastro e aprovação
O contrato entra com as linhas, a vigência e a periodicidade de cobrança. Ele fica aguardando aprovação até que quem responde pela área o aprove.
Gestor · aprovaCobrança recorrente
A cada período, mensal, trimestral ou anual, a Patrícia prepara a cobrança pelas linhas do contrato. A fatura entra nas contas a receber para o financeiro conferir.
Patrícia · preparaAviso de vigência
Antes do fim da vigência, a Patrícia avisa quem responde pelo contrato, com o histórico de cobrança e o reajuste previsto.
Patrícia · avisaRenovar ou encerrar
Renovar, reajustar, suspender ou encerrar é decisão de uma pessoa, e o sistema registra quem decidiu e quando.
Gestor · decideAtivo imobilizado
Cada ativo com a sua tabela de depreciação.
O ativo imobilizado é cadastrado com categoria, centro de custo, valor de aquisição, valor residual e vida útil. A tabela de depreciação mostra o valor de cada período pelo método escolhido. Método, vida útil e valor residual são definidos com o seu contador.
Métodos linear, saldo decrescente, soma dos dígitos e unidades produzidas
Centro de custo de cada ativo, para a depreciação cair na área certa
Valor de aquisição, valor residual e vida útil em cada ativo
Ativos de cada empresa e filial na mesma conta
Relatórios de despesa
Adiantamento, comprovantes e reembolso aprovado por uma pessoa.
Cada relatório de despesa tem as suas linhas, o adiantamento recebido, o que é reembolsável e o projeto ou centro de custo de cada gasto. Os comprovantes, em PDF ou foto, são lidos pela Elisa, que preenche cada despesa como rascunho até uma pessoa confirmar. A Patrícia confere as linhas com os comprovantes e a política da empresa e aponta o que não bate. Quem aprova é quem responde pela área.
Linhas por tipo de despesa, reembolsáveis ou não
Adiantamento abatido do total, com o saldo a devolver ou a reembolsar
Projeto ou centro de custo em cada relatório
Colaboradores, cargos e departamentos cadastrados no mesmo sistema
Despesa por quilometragem
Despesa em outra moeda, com o comprovante
Renovar, reajustar ou encerrar
Mudar a situação de um contrato é decisão de quem responde por ele. Suspender ou encerrar pede uma nota com o motivo, e o sistema registra quem decidiu e quando.
Aprovar contratos e cobranças
Um contrato novo fica aguardando aprovação até uma pessoa aprová-lo. A cobrança preparada pela Patrícia só é emitida depois que o financeiro confere.
Aprovar o reembolso
Aprovar um relatório de despesa é uma ação só de pessoas. A Patrícia aponta o comprovante que falta; quem aprova é quem responde pela área.
Definir a depreciação
Método, vida útil e valor residual de cada ativo são definidos pela sua equipe com o seu contador. A Patrícia mantém a tabela e não muda os critérios.
Veja contratos e ativos funcionando, da vigência ao reembolso.
Na demonstração, com dados de exemplo, você vê um contrato perto da renovação, a cobrança de um mês, a tabela de depreciação de um ativo e um relatório de despesa com adiantamento esperando aprovação.
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